Prowadzenie Akt Osobowych Pracowników - Co Pracodawca Powinien Wiedzieć?

Co to są akta osobowe?

Akta osobowe to zbiór dokumentów, które są prowadzone przez pracodawcę w związku z zatrudnieniem pracownika. Muszą być one prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Ich celem jest gromadzenie danych niezbędnych do prawidłowego przebiegu stosunku pracy oraz spełnianie obowiązków wynikających z kodeksu pracy.

Podział akt osobowych

Zgodnie z przepisami, akta osobowe powinny być podzielone na pięć części:

1. Część A – zawiera dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie. Znajdują się tu takie dokumenty, jak: CV, list motywacyjny, kopie świadectw pracy, certyfikaty ukończenia kursów, a także zaświadczenia o niekaralności, jeśli jest to wymagane na danym stanowisku.

2. Część B – obejmuje dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz jego przebiegu. Przykłady to umowa o pracę, zakres obowiązków, zaświadczenia lekarskie, a także dokumenty dotyczące zmiany warunków zatrudnienia, takie jak aneksy do umowy.

3. Część C – zawiera dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy. Tutaj gromadzone są: wypowiedzenie umowy, świadectwo pracy, potwierdzenie odbioru świadectwa pracy, a także dokumenty dotyczące ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

4. Część D – jeśli pracownik zostanie ukarany karą porządkową, w tej części gromadzone są wszystkie dokumenty związane z wymierzeniem oraz anulowaniem kary.

5. Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Najczęstsze błędy przy prowadzeniu akt osobowych

1. Niekompletność dokumentacji – Częstym problemem jest brak pełnych akt osobowych, np. nieprzechowywanie zaświadczeń lekarskich w części B. Pracodawcy powinni regularnie sprawdzać, czy wszystkie dokumenty są uzupełnione.

2. Nieprawidłowy podział na części – Przepisy szczegółowo określają, które dokumenty powinny znaleźć się w poszczególnych częściach. Umieszczanie ich w niewłaściwej sekcji może być uznane za naruszenie przepisów.

3. Niedostosowanie akt do nowych przepisów – Przepisy dotyczące prowadzenia akt osobowych zmieniały się kilkukrotnie na przestrzeni ostatnich lat, np. w zakresie skrócenia okresu ich przechowywania. Pracodawcy powinni na bieżąco aktualizować swoje procedury.

4. Nieprzestrzeganie zasad ochrony danych osobowych – Przechowywanie akt osobowych w miejscach, do których dostęp mają osoby nieupoważnione, może skutkować naruszeniem RODO. Warto zadbać o zabezpieczenie zarówno wersji papierowej, jak i elektronicznej akt.

Nowe przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 2019 roku obowiązuje przepis skracający okres przechowywania akt osobowych z 50 do 10 lat dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. Dla osób zatrudnionych przed tą datą nadal obowiązuje 50-letni okres archiwizacji. Aby skrócić ten okres dla starszych umów, pracodawca musi złożyć do ZUS odpowiedni raport informacyjny (ZUS OSW i ZUS RIA).

Ważne jest, aby pamiętać, że odpowiednie prowadzenie akt osobowych to nie tylko spełnienie wymogów formalnych, ale także ochrona interesów zarówno pracodawcy, jak i pracownika.

Prawidłowe przechowywanie i archiwizacja

Akta osobowe powinny być przechowywane w sposób zabezpieczony przed dostępem osób nieupoważnionych. Dokumenty papierowe powinny być przechowywane w zamykanych szafach, a akta elektroniczne powinny być odpowiednio zabezpieczone za pomocą haseł i ograniczeń dostępu. Pracodawca musi także przestrzegać zasad przechowywania i niszczenia dokumentów po upływie okresu ich przechowywania.

Dlaczego warto skorzystać z pomocy biura rachunkowego?

Prowadzenie akt osobowych w zgodzie z przepisami prawa jest procesem czasochłonnym i skomplikowanym. Dlatego warto powierzyć to zadanie specjalistom, którzy na bieżąco śledzą zmieniające się przepisy. Biuro rachunkowe oferuje kompleksową obsługę kadrowo-płacową, w tym prowadzenie akt osobowych, dzięki czemu przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwijaniu swojego biznesu, a nie na sprawach formalnych.

Prowadzenie akt osobowych zgodnie z przepisami prawa to nie tylko formalność, ale kluczowy element w zarządzaniu zasobami ludzkimi, który wpływa zarówno na ochronę interesów pracownika, jak i pracodawcy. Złożoność dokumentacji, podział na odpowiednie części oraz częste zmiany w przepisach mogą być wyzwaniem dla przedsiębiorców, szczególnie w kontekście ochrony danych osobowych i skróconego okresu przechowywania akt. Dlatego współpraca z biurem rachunkowym, które specjalizuje się w prowadzeniu akt zgodnie z obowiązującymi normami, pozwala firmom na pełne skupienie się na rozwoju działalności, jednocześnie mając pewność, że wszystkie obowiązki formalne są spełnione - podsumowuje Prezes firmy Podmar.